Niedawno przeczytałem darmowy fragment książki “Zarządzanie sprzedażą”, której autorem jest Chet Holmes. Po fragmencie książki, który jest udostępniany za darmo w celach promocyjnych spodziewałem się treści na temat sprzedaży bezpośredniej lub zarządzania zespołem handlowym. Tymczasem trafiłem na zgrabny rozdział, w którym autor pokazuje praktyczne wskazówki na temat zarządzania czasem. Były one tak trafione, że postanowiłem streścić je na blogu. Jeśli masz problem z planowaniem i zarządzaniem zadaniami, to ten wpis może Ci pomóc. Wybrałem cztery najważniejsze zasady. #1 Mit długiej listy Istnieje takie przekonanie, że należy planować i wykonywać wiele zadań w ciągu swojego dnia pracy. Stąd pracodawcy najczęściej doceniają u siebie i swoich pracowników długie listy zadań. W zasadzie można powiedzieć, że im więcej pozycji na liście tym lepsze robi wrażenie. Na przykład, przedsiębiorca oceniający dzienny plan zadań u pracownika A (z listą 30 zadań na jeden dzisiaj) i pracownika B (z trzema zadaniami na dzisiaj), z pewnością uzna, że ten pierwszy jest solidniejszy już na etapie planowania. Prawdopodobnie pomyśli: ”Co to za pracownik, który zaplanował 3 zadania”. Holmes uważa, że długie listy zadań to tylko zasłona dymna, która ukrywa nieproduktywność. Dobrze, ale czym jest produktywność w firmie? Ja wyznaję zasady, których nauczyłem się z wykładu Richa Schefrena Rich Schefren - Co to jest produktywne zadanie? Produktywne zadanie w firmie to takie, które skupia się na jednej z dwóch rzeczy: 1. Tworzeniu produktów 2. Sprzedaży produktów Wokół tych dwóch rzeczy powinny się skupić zadania firmy. Warto się zastanowić ile czasu w firmie poświęca się sprzedaży i produkcji, a ile na inne zadania. Jest także wyższy poziom produktywności - tworzenie systemów wytwarzania produktów i sprzedaży produktów. Systemy to standardy i usprawnienia, które stosujesz przy tworzeniu lub sprzedaży produktów. Na przykład takim systemem jest projektowanie procesu sprzedaży, a następnie wdrażanie go. Jeśli chcesz ocenić swoją listę zadań albo listę jednego z pracowników, to porównaj proporcję zadań produktywnych do wszystkich zadań z danego dnia. I tu pryska mit długich list. Tworząc długą listę zadań prawdopodobnie skazujesz swój dzień na nieproduktywność. Dzieje się tak dlatego, że skupisz się wtedy nad namnażaniem prostych zadań, które możesz wykonać w kilka minut. Największa wada tego rozwiązania jest taka, że w pierwszej kolejności robi się zadania łatwe i mało istotne, tylko po to, by jak najwięcej odhaczyć i poszczycić się “produktywnością”. Długie listy zadań sprawiają, że dążąc do samozadowolenia, wykonujesz najbardziej błahe zadania, które możesz szybko skończyć i cieszyć się, że coś ci się udało. Przez to wykonujesz rzeczy nieproduktywne w pierwszej kolejności. Dochodzi wtedy do sytuacji, że na ważne zadania nie ma już czasu i są odkładane na później. Jest też mała szansa, że w ogóle zrealizujesz 30 zadań w ciągu dnia. #2 DRY - Don’t Repeat Yourself (Nie Powtarzaj Się) Jak zaczniesz coś robić - to skończ. Nie dopuszczaj do sytuacji kiedy do jednego zadania podchodzisz dwa lub więcej razy. Na przykład, jeśli otworzysz e-mail i wydaje Ci się, że zadanie, które z niego płynie przekracza czas jaki możesz na nie aktualnie poświęcić, to zwykle odkładasz go na później i podchodzisz drugi raz. Powoduje to, że dwa lub więcej razy rozpoznajesz temat (np. czytasz e-mail, żeby przypomnieć sobie o co chodziło) i planujesz rozwiązanie, a dopiero w finalnym podejściu wykonujesz zadanie. To strata czasu i energii. Jeśli nie jesteś pewien, czy masz wystarczająco dużo czasu na realizację wszystkich potencjalnych zadań, które znajdziesz w poczcie - nie otwieraj jej. Tak samo należy podchodzić do innych działań. Nie ma sensu podejmować się zadania, którego nie uda Ci się zakończyć, bo musisz się zająć się czymś innym. #3 Zawsze wykonuj to co zaplanowałeś Jeśli zaplanujesz 50 zadań na dzień, to szanse na ich wykonanie są nikłe. Dlatego - zdaniem Holmesa - najlepiej planować maksymalnie sześć produktywnych zadań i za wszelką cenę dążyć do ich wykonania. Warto przy każdym z sześciu zadań określić ile czasu mniej więcej Ci zajmą, żeby się nie przeliczyć. Jeśli sześć zadań to przekracza czas jaki możesz poświęcić na pracę, to zaplanuj tylko trzy. #4 Zaplanuj dzień Zaplanuj maksymalnie sześć godzin na najważniejsze zadania, a resztę na inne - np. wynikające z poczty lub niespodziewanych telefonów. Najważniejsze zadania planuj na początek dnia. Oznacza to, że takie zadania jak sprawdzanie poczty powinny zostać na koniec. Zaraz pomyślisz “A jeśli tam będzie coś ważnego”. Ważne jest tylko to, co jest produktywne i zaplanowane przez Ciebie. Potrzeby innych ludzi nie mogą odwlekać Cię od osiągania celów. Podziel się własnymi przemyśleniami w komentarzu.